Manajemen LSI (M6)

Pengertian SOP

SOP atau standar operasional prosedur adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan aktor yang berperan dalam kegiatan.

Tujuan 

Tujuan pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan perincian atau standar yang tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang diselenggarakan dalam suatu organisasi. SOP yang baik adalah SOP yang mampu menjadikan arus kerja yang lebih baik, menjadi panduan untuk karyawan baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan, serta mengakibatkan koordinasi yang baik antara bagian-bagian yang berlainan dalam perusahaan.

  1. Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan kemana petugas dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu.
  2. Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, dan supervisor.
  3. Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan (dengan demikian menghindari dan mengurangi konflik), keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.
  4. Merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan.
  5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif.
  6. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait.
  7. Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan administratif lainnya, sehingga sifatnya melindungi rumah sakit dan petugas.
  8. Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan.
  9. Sebagai dokumen sejarah bila telah di buat revisi SOP yang baru..

Fungsi

  1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
  2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
  3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
  4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
  5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Manfaat SOP

SOP atau yang sering disebut sebagai prosedur tetap (protap) adalah penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana dan oleh siapa dan dibuat untuk menghindari terjadinya variasi dalam proses pelaksanaan kegiatan oleh pegawai yang akan mengganggu kinerja organisasi (instansi pemerintah) secara keseluruhan. SOP memiliki manfaat bagi organisasi antara lain (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008):

  1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
  2. SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
  3. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
  4. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
  5. Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
  6. Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.
  7. Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
  8. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
  9. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

Prinsip-prinsip SOP (Standard Operating Procedure)

  1. Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 disebutkan bahwa penyusunan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain: kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dimanis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum, dan kepastian hukum.
  2. Konsisten. SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun, dan dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan.
  3. Komitmen. SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari level yang paling rendah dan tertinggi.
  4. Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.
  5. Mengikat. SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan.
  6. Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh pegawai peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika pegawai tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan pemerintahan.
  7. Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi bagi setiap mereka yang memerlukan.


Standart Pengelolaan Teknologi Informasi

Tata kelola teknologi informasi menyediakan struktur untuk menyelaraskan strategi terknologi informasi dengan strategi bisnis. Dengan mengikuti kerangka kerja formal, organisasi dapat mengukur hasil untuk mencapai strategi dan tujuan organisasi. Dengan mempertimbangkan stakeholders’ interests, serta kebutuhan karyawan dan proses yang diikuti. Dalam gambaran besar, tata kelola TI merupakan integral dari keseluruhan tata kelola perusahaan

Kerangka kerja yang biasa digunakan adalah:

  • COBIT: Diterbitkan oleh ISACA, COBIT adalah kerangka kerja komprehensif “secara global telah menerima praktik, analytical tools and models” yang dirancang untuk tata kelola dan pengelolaan TI perusahaan. Dengan dasar dalam audit TI, ISACA memperluas lingkup COBIT selama bertahun-tahun untuk mendukung tata kelola TI. Versi terbaru adalah COBIT 5, yang banyak digunakan oleh organisasi dan berfokus pada manajemen risiko dan mitigasi.
  • ITIL: Merupakan singkatan dari Information Technology Infrastructure Library, ITIL berfokus pada manajemen layanan TI. Bertujuan untuk memastikan bahwa layanan TI mendukung proses utama bisnis. ITIL terdiri dari lima praktik terbaik manajemen untuk strategi layanan, desain, transisi (seperti change management), operation dan operation and continual service improvement.
  • COSO: Model ini digunakan untuk mengevaluasi pengendalian internal dari Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). COSO tidak hanya terfokus pada layanan TI inilah yang membedakan COSO dengan kerangka kerja lainnya, ia lebih terfokus pada aspek bisnis seperti manajemen risiko perusahaan (ERM) dan fraud deterrence.
  • CMMI: Capability Maturity Model Integration, yang dikembangkan oleh Software Engineering Institute, adalah pendekatan untuk peningkatan kinerja. CMMI menggunakan skala 1 hingga 5 untuk mengukur kinerja organisasi, kualitas dan tingkat kematangan profitabilitas. Menurut Calatayud, “memungkinkan untuk mengkolaborasikan mode dan pengukuran obyektif untuk digabungkan dalam mengukur risiko yang sifatnya kualitatif.”
  • FAIR: Factor Analysis of Information Risk (FAIR) adalah model yang relatif baru bertujuan untuk membantu organisasi dalam mengukur risiko. Fokusnya adalah pada cyber security dan operational risk, dengan tujuan untuk membuat keputusan yang lebih tepat.

Daftar Pustaka : 
https://portalsurabaya.pikiran-rakyat.com/ekbis/pr-22647241/pengertian-sop-tujuan-fungsi-manfaat-standard-operating-procedure?page=2
https://itgid.org/tata-kelola-teknologi-informasi-cara-untuk-menyelaraskan-strategi-it-dan-proses-bisnis/#:~:text=Tata%20kelola%20teknologi%20informasi%20(Bahasa,serta%20manajemen%20kinerja%20dan%20risikonya.&text=Hal%20ini%20mencegah%20satu%20pihak,untuk%20suatu%20keputusan%20yang%20salah.

Komentar

Posting Komentar